Das Wichtigste zur Aufbewahrung von Versicherungsunterlagen
Papierstapel auf dem Schreibtisch, volle Aktenschränke und aus den Nähten platzende Ordner – dann und wann ist es an der Zeit, den eigenen Papierkram auszusortieren, um Platz zu schaffen. Gerade bei wichtigen Belegen wie Versicherungsunterlagen ist jedoch oftmals nicht klar, wie es um die Aufbewahrungspflichten bestellt ist. Versicherungsschein, Annahmebestätigung, Kundeninformation, Produktblätter, Rechnungen, Nachträge, Kontoauszüge, Buchungsbelege: Was kann weg – und was solltest Du besser aufheben?
Für die Ausbewahrungsfrist von Versicherungsunterlagen gilt ein einfaches Prinzip. Welches das ist, warum Du einige Unterlagen zu Deiner Versicherung auch nach deren Ablauf noch nicht direkt entsorgen solltest und wie lange Du Versicherungsunterlagen aufheben solltest, liest Du hier.
In diesem Ratgeber erhältst Du alle Informationen darüber, wie lange Du Versicherungsunterlagen aufbewahren solltest. Allgemeine Informationen zu den Versicherungen von CosmosDirekt findest Du auf unseren Produktseiten.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Versicherungsunterlagen?
Nein, eine gesetzliche Pflicht, Versicherungsunterlagen aufzubewahren, gibt es nicht. Aber auch wenn Du nicht verpflichtet bist, die Dokumente zu Deinem Versicherungsvertrag aufzuheben, ist es sinnvoll, dies für eine gewisse Zeit lang zu tun – und zwar mindestens für die Laufzeit Deiner Versicherung. Besser noch: eine Aufbewahrungsfrist Deiner Versicherungsunterlagen von 3 Jahren nach Ende des Versicherungszeitraums.
Als Versicherungskunde solltest Du die Verjährungsfristen im Auge behalten. Die allgemeine Verjährungsfrist liegt bei 3 Jahren. Begründete Ansprüche können also auch noch nach Ende des Vertrags geltend gemacht werden. Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen können auch Steuer- und Erbrechtlich von Belang sein. Das allzu schnelle Entsorgen der Vertragsunterlagen sollte daher gut überlegt sein. Wo Du Deine Versicherungsunterlagen aufbewahrst – ob im Keller, im Büro oder rein digital – bleibt Dir überlassen.
Welche Versicherungsunterlagen sollte man aufbewahren?
Solange Deine Versicherung läuft, solltest Du im Rahmen der Aufbewahrungsfrist alle Versicherungsunterlagen abheften, die Du beim Abschluss der Versicherung zugeschickt bekommen hast. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:
- Versicherungsschein (Police) mit allen Nachträgen
- Antrag mit allen Nachträgen
- Versicherungsbedingungen
- Änderungsmitteilungen
Am wichtigsten sind die Versicherungspolice (auch Versicherungsschein genannt) und der Versicherungsantrag. Hast Du beispielsweise eine Lebensversicherung abgeschlossen und möchtest sie auszahlen lassen, braucht Deine Versicherung einen Nachweis, dass Du auch tatsächlich der Begünstigte der Versicherung bist. Das Dokument der Police dient dann als Urkunde, anhand derer Du Deine Ansprüche beweisen kannst.
Welche Versicherungsunterlagen Du darüber hinaus aufbewahren solltest, hängt von der konkreten Versicherung ab. Bei Versicherungsabschlüssen, die der Absicherung Deiner Gesundheit dienen – wie etwa eine Berufsunfähigkeitsversicherung oder eine Risikolebensversicherung – ist es z. B. sinnvoll, die Schriftstücke mit Angaben zu Deinem Gesundheitszustand aufzuheben.
Diese benötigst Du zum einen, um die Versicherung abschließen zu können, denn eine Risikolebensversicherung ohne Gesundheitsprüfung gibt es nicht. Zum anderen helfen die Unterlagen Dir bzw. Deinen Angehörigen im Versicherungsfall nachzuweisen, dass Angaben zu Vorerkrankungen von Anfang an wahrheitsgetreu beantwortet wurden.
Wie lange soll ich meine Versicherungsunterlagen aufheben?
Die Versicherungsunterlagen solltest Du grundsätzlich für die gesamte Dauer der Versicherung aufbewahren, insbesondere die Versicherungspolice und den Antrag. Läuft die Versicherung aus, gehören sie jedoch auch noch nicht gleich in die Papiertonne: Um Ansprüche aus dem Vertrag auch nach Ende der Laufzeit geltend machen zu können, solltest Du die alten Versicherungsunterlagen noch mindestens drei Jahre lang aufheben. Erst nach dieser Zeit ist auch die allgemeine Verjährungsfrist abgelaufen.
Wichtig ist aber: Es gibt Versicherungsunterlagen, die Du noch länger – das heißt, auch noch über die dreijährige Frist hinaus – aufbewahren solltest. Das gilt vor allem für Policen von Lebens- und Rentenversicherungen, die im Todesfall des Versicherten erbrechtliche Folgen haben können.
Möchtest Du die Beiträge einer Versicherung, beispielsweise Deiner Haftpflichtversicherung, steuerlich geltend machen, solltest Du die Versicherungsunterlagen ebenfalls noch eine Weile für Deine Steuerunterlagen aufheben.
Erst wenn alle Ansprüche verjährt, die Aufbewahrungsfristen der Versicherungsunterlagen abgelaufen und die Beiträge auch nicht mehr für Deine Steuererklärung relevant sind, kannst Du die entsprechenden Dokumente entsorgen. Das machst Du am besten mit Hilfe eines Aktenvernichters. Schreddere die Papier-Unterlagen, sodass Dritte nicht an Deine sensiblen persönlichen Daten kommen können.
Was passiert, wenn ich die Unterlagen nicht mehr habe und es zum Versicherungsfall kommt?
Durch einen Umzug, die Umstrukturierung des Büros oder auch im allgemeinen Chaos kann es jedem passieren, dass wichtige Unterlagen verschwinden. Kannst Du Deine Versicherungsunterlagen nicht mehr finden, ist das kein Grund zur Panik – Du solltest Dich aber umgehend darum kümmern, sie wieder zu besorgen.
Am einfachsten geht das mit einer Verlusterklärung gegenüber Deinem Versicherer. Kontaktiere die Versicherung und teile ihr mit, dass Du eine Ersatzpolice benötigst. Ist Dir Deine Versicherungspolice von CosmosDirekt abhanden gekommen, kannst Du dafür unser Formular zur Verlusterklärung nutzen.
Hat Deine Versicherung alle erforderlichen Daten und Informationen, stellt sie Dir einen neuen Versicherungsschein aus. Diese gehört gut gesichert zu Deinen Unterlagen – am besten sowohl ausgedruckt in Papierform als auch digital gespeichert im Computer. So stellst Du sicher, dass die Versicherungsunterlagen während der Aufbewahrungsfrist an einem sicheren Ort liegen.
Du hast Deine Versicherungsunterlagen verloren, benötigst einen Ersatzversicherungsschein oder hast eine andere Frage zu Deinem Vertrag? Kein Problem – bei CosmosDirekt sind wir auf vielen Wegen für Dich da. Ruf uns einfach an oder schreib uns eine E-Mail oder kontaktiere unsere Experten über den Live Support.
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Fazit: Wie lange Du Deine Versicherungsunterlagen aufbewahren solltest
Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht für Verbraucher gibt, Versicherungsunterlagen aufzubewahren, solltest Du sie dennoch nicht direkt nach Ablauf des Versicherungszeitraums entsorgen. Als Faustregel für die Aufbewahrungsfrist von Versicherungsunterlagen gelten 3 Jahre nach Ende der Laufzeit. Bewahre die Unterlagen – allen voran die Versicherungspolice und den Antrag – noch so lange auf, damit Du Ansprüche, die nach Ende der Laufzeit entstanden sind, geltend machen kannst. Das betrifft vor allem privaten Rentenversicherungen und Lebensversicherungen. Aber auch die gezahlten Beiträge für Deine Versicherung sind nach der Versicherungsdauer noch für Deine Steuererklärung relevant, da Du sie steuerlich absetzen kannst. Hebe sie daher für Deine Steuerunterlagen und das Finanzamt auf.
